Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Quản lý kho hàng là một trong những quy trình đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Việc quản lý kho hàng chính xác, hiệu quả giúp giảm thiểu các rủi ro, tăng cường lợi nhuận. Vậy một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả sẽ như thế nào? Hãy cùng atscadanet tìm hiểu trong bài viết sau đây. 

Vậy quy trình quản lý kho là gì? 

Quy trình quản lý kho là một tập hợp các bước và phương pháp được tổ chức có hệ thống để điều hành và giám sát các hoạt động trong kho hàng tiêu chuẩn. Các  hoạt động từ việc nhận hàng, lưu trữ-bảo quản, đến xuất hàng đều được thực hiện theo một quy trình có hệ thống. Mỗi doanh nghiệp sẽ có mỗi quy trình quản lý kho khác nhau. Tùy thuộc vào sản phẩm kinh doanh, mô hình kinh doanh và từng yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp vận hành. Tuy nhiên, cùng chung mục tiêu tất cả các quy trình đều phải thực hiện logic với nhau, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tối ưu chi phí,… 

Các quy trình quản lý kho hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Bước 1: Nhập hàng vào kho

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa vào kho hàng, cần kiểm tra và nhận đúng sản phẩm, số lượng, thời gian. Bước này cần chú ý thực hiện nghiêm túc để không bị nhập kho sai và ảnh hưởng đến những bước về sau. 

Cần đối chiếu số lượng hàng hóa nhập có đúng với số lượng đơn đặt hàng và phiếu nhập kho hay không. Đảm bảo số lượng, chủng loại và chất lượng đúng như yêu cầu.

Đánh giá chất lượng hàng hóa để đảm bảo không có sản phẩm nào bị hỏng hóc hoặc không đạt yêu cầu.

Bước 2: Lưu kho

Sau khi hoàn tất bước nhập hàng hóa vào kho, tiếp theo cần sắp xếp hàng hóa lưu kho một cách khoa học. Điều này sẽ giúp quá trình vận hành đạt hiệu suất cao và dễ dàng cho việc tìm kiếm, kiểm kê và đánh giá.

Sắp xếp hàng hóa dựa trên ngày nhập kho hoặc ngày hết hạn. Để đảm bảo hàng hóa được xuất kho theo nguyên tắc: 

• FIFO (First In, First Out) hàng hóa nào nhập trước được xuất trước. Ví dụ: ngành thực phẩm, thời trang, điện tử,…
• LIFO (Last In, First Out) hàng nào mới nhập sẽ được xuất đi trước. Phương pháp này đảm bảo cập nhật kịp thời giá, cân đối chi phí sản xuất với giá bán. Sẽ phù hợp để quản lý hàng hóa tồn kho lâu như vật liệu xây dựng và những dòng sản phẩm không bị giới hạn về thời gian.

Sử dụng giá kệ để tối ưu hóa không gian lưu trữ. Đảm bảo rằng các giá kệ được sắp xếp hợp lý để dễ dàng lấy hàng. Đánh dấu các vị trí lưu trữ cụ thể cho từng mã sản phẩm. Tại mỗi vị trí nên có mã số hoặc ký hiệu rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm và truy xuất.

Nhân viên kho mỗi ngày nên kiểm tra chi tiết chứng từ, các loại giấy tờ có liên quan đến xuất-nhập. Tuyệt đối chỉ nhân viên kho mới được lưu chuyển hàng hóa trong kho, không ai được phép lưu chuyển (kể cả lãnh đạo cấp cao) nếu chưa có sự cho phép. Nhằm tránh tình trạng mất mát, tuồn hàng,…

Đối với các mặt hàng nhạy cảm như thực phẩm đông lạnh, thuốc và vaccine,… Việc đảm bảo môi trường bảo quản rất quan trọng để duy trì chất lượng và hiệu quả của sản phẩm. Và hệ thống giám sát nhiệt độ độ ẩm là một trong những hệ thống bảo quản được atscada.net triển khai cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. 

Bước 3: Thực hiện các đơn hàng.

Bước này nhân viên kho sẽ lấy hàng hoá để thực hiện các đơn hàng cho doanh nghiệp. Nếu như bước lưu kho thực hiện đúng quy tắc thì bước này việc tìm kiếm, nhặt hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn, tối ưu thời gian. Với những người có nhiều kinh nghiệm họ sẽ thực hiện việc nhặt hàng theo 2 cách:

Thu thập theo đơn hàng: cách này phù hợp với số lượng ít đơn. Nhân viên sẽ in đơn hàng và đến đúng vị trí lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng như yêu cầu.

Thu thập hàng theo từng cụm: cách này phù hợp với số lượng đơn nhiều. Nhân viên sẽ nhóm nhiều đơn hàng, phân từng mã sản phẩm, tổng số lượng cụ thể. Sau đó nhặt hàng đầy đủ rồi mới bắt đầu chia từng đơn. 

Bước 4: Đóng gói đơn hàng và xuất kho

Sau khi nhặt hàng đầy đủ số lượng, nhân viên tiến hành đóng gói hàng hoá. Lưu ý nên kiểm soát chặt chẽ để tránh tình trạng bỏ sót, lấy nhầm đơn hàng hay thiếu số lượng,…

Chú ý đóng gói thật cẩn thận, sử dụng các vật liệu đóng gói để hạn chế tối đa sự hư hại trong quá trình vận chuyển. Sau khi đóng gói tiến hành bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Nên kiểm kê lại tổng số lượng đơn hàng trước khi xuất đi. Đồng thời tiến hành trừ hàng tồn kho, cập nhập số liệu hàng hoá có trong kho tại thời điểm hiện tại. 

Bước 5: Hoàn hàng (trả hàng)

Việc hoàn hàng là một phần không thể tránh khỏi trong quy trình quản lý kho của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để thực hiện việc hoàn hàng một cách hiệu quả và tuân thủ đúng chính sách. Nhân viên kho cần phân loại lý do hoàn hàng như: sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, trả lại cho nơi sản xuất…

Bước 6: Kiểm kê và sắp xếp lại hàng hoá

Hàng nhập-hàng xuất rồi lại hàng hoàn, diễn ra thường xuyên. Chính vì thế việc kiểm kê và sắp xếp hàng lại hàng hóa trong kho là rất quan trọng. Nhằm đảm bảo số liệu chính xác và hiệu quả quản lý. 

Bước 7: Lập báo cáo

Sau khi sau khi kiểm kê và thống kê lại dữ liệu, nhân viên cần lập báo cáo để cấp quản lý có cái nhìn tổng quan. Một số loại báo cáo kho phổ biến: báo cáo kho, sổ kho, báo cáo vượt/dưới định mức.

Các thông tin này cần được cập nhập đầy đủ và chính xác nhằm sử dụng cho các bộ phận, hoạt động khác. Chẳng hạn như hoạch định, phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Hiện nay, việc áp dụng các công nghệ hiện đại vào quản lý kho hàng giúp tăng cường hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Chỉ với phần mềm quản lý kho hàng, một chiếc máy quét mã vạch và quy trình kiểm đếm số lượng để quản lý kho một cách hiệu quả. 

Tham khảo: Quản lý khách hàng bằng CRM giúp ích gì trong bán hàng online

Lợi ích của quy trình quản lý kho là gì?

• Tăng cường hiệu quả hoạt động giúp tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực để vận hành các hoạt động quản lý kho. 
• Quản lý tồn kho hiệu quả giúp giảm lượng hàng tồn không cần thiết, từ đó giảm chi phí lưu kho.
• Quản lý chặt chẽ theo dõi tình hình xuất nhập kho, nắm bắt số lượng hàng hóa một cách chính xác. Dựa vào đó lên kế hoạch để điều chỉnh chiến lược phù hợp, giảm thiểu tình trạng thất thoát và lãng phí.
• Quy trình xuất nhập hàng nhanh chóng và chính xác đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất. Luôn có đủ hàng hóa để phục vụ khách hàng, tránh tình trạng hết hàng.
• Quản lý kho đúng quy trình giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về an toàn, bảo quản và vận chuyển hàng hóa. Đảm bảo sản phẩm luôn đạt tiêu chuẩn cao nhất khi đến tay khách hàng.

Hy vọng quy trình quản lý kho hàng hiệu quả mà atscada.net chia sẻ trên sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cảm ơn bạn đọc đã xem hết bài viết và đừng quên truy cập vào website của atscada.net để biết thêm các giải pháp số hóa kho hàng phổ biến hiện nay.

ATSCADA - Cung cấp phần mềm ATSCADA - Hệ thống điều khiển giám sát & thu thập dữ liệu là sự lựa chọn phù hợp cho các dự án tích hợp hệ thống, IoT, dự án thành phố thông minh, nông nghiệp 4.0...Được khách hàng tin dùng tại Việt Nam.